FORFAITS PRÉPAYÉS
Un logiciel de forfaits prépayés est le système qui vend un bloc de visites d’avance et compte celles qui restent. Vendez dix visites au lieu d’une, encaissez le premier jour, et sachez à tout moment ce que vous devez encore. Le solde vit dans le téléphone du client et sur votre tableau de bord, et les deux ne peuvent pas se contredire.
Deux choses à la fois, et il est utile de les voir séparément. Vous vendez une remise — le bloc coûte moins que les visites achetées une à une. Et vous vendez un engagement — le client a décidé, une fois, de revenir dix fois au lieu de le décider dix fois.
C’est la seconde moitié qui a de la valeur. Un client à qui il reste six toilettages ne compare pas les prix ailleurs, parce que comparer voudrait dire abandonner quelque chose qu’il a déjà payé. Vous vous êtes acheté une sortie de la compétition hebdomadaire pour son attention.
L’argent encaissé pour un travail non encore effectué est une dette. Cela ressemble à du pédantisme comptable jusqu’au mois où vous l’avez dépensé et devez encore quarante toilettages. Un bloc vendu en mars, c’est un chiffre d’affaires qui appartient à mars-août, quoi qu’en dise votre solde bancaire en mars.
D’où l’argument pratique pour suivre correctement les soldes dus plutôt que dans un carnet : non par souci d’ordre, mais pour connaître la taille du travail déjà payé. Le tableau de bord en fait le total — chaque client, chaque visite restante, un seul écran.
Chaque décompte est une entrée ajoutée à un historique, pas un nombre écrasé. Le solde est la somme des entrées, donc l’historique reste toujours lisible et une annulation est elle-même une entrée horodatée plutôt qu’une correction silencieuse.
La décrémentation est conditionnelle : elle ne s’applique que si le solde est toujours celui d’il y a un instant. Deux membres de l’équipe scannant le même client à la même seconde ne peuvent pas retirer deux visites d’un forfait où il en reste une, et une utilisation enregistrée hors ligne ne peut pas mettre le bloc en négatif en se synchronisant. C’est une propriété de l’écriture, pas un avertissement dans le manuel.
Assez grand pour compter, assez petit pour être fini. Un bloc qui met deux ans à être consommé est une dette que vous porterez encore quand vos tarifs auront changé. La plupart des métiers se situent entre six et vingt visites selon la fréquence.
Le calculateur prend votre prix à la visite, la taille du bloc et votre remise, et montre les deux faces : la trésorerie encaissée maintenant, et le service encore dû. Le guide des forfaits prépayés va plus loin sur les prix et sur les règles à fixer avant de vendre le premier.
Si ce que vous voulez, ce sont des visites plus fréquentes plutôt que de l’argent d’avance, c’est une carte à tampons numérique — on gagne quelque chose à la dixième visite, rien n’est payé d’avance. Un même pass peut porter un forfait et une carte à tampons en même temps, et vous choisissez au comptoir ce que le scan consomme.
Un bloc de visites acheté en un paiement et utilisé dans le temps — dix lavages, six toilettages, vingt promenades, une carte de cours. Le client paie moins par visite qu’à l’unité ; vous récupérez l’argent avant le travail, et un client qui a déjà décidé de revenir.
Assez pour que le bloc soit manifestement plus intéressant, pas au point d’avoir vendu votre année à perte. Autour de 10 à 20 % de moins que la somme des parties est courant. Mettez vos propres chiffres dans le calculateur : il montre ce que vous encaissez d’avance et, aussi visiblement, ce que vous devez encore en travail — les deux découlent de la même décision.
Pas vraiment, et c’est la partie qu’il vaut mieux voir en face. Un forfait vendu est une dette : on vous a payé des visites que vous n’avez pas livrées. Tout dépenser le premier mois, c’est ainsi qu’une entreprise se retrouve incapable d’assurer les visites qu’elle a déjà vendues. Considérez cette trésorerie comme arrivant sur toute la durée du bloc, quelle que soit la date où elle est tombée sur le compte.
Vous annulez. Chaque changement est une entrée dans un historique en ajout seul plutôt qu’un nombre modifié, donc une annulation est enregistrée comme sa propre entrée horodatée — rien n’est réécrit et l’historique reste lisible. Le solde ne peut pas non plus passer sous zéro : deux personnes qui appuient en même temps ne peuvent pas mettre un forfait en négatif, car la décrémentation ne s’applique que si le solde est toujours le même.
C’est votre politique et votre droit de la consommation, pas quelque chose que décide un logiciel. Quoi que vous choisissiez, écrivez-le dans la note du pass pour que le client l’ait lu en achetant : un solde inutilisé sur lequel vous êtes muet est un litige en attente. Vous pouvez aussi fixer une expiration par forfait, même si beaucoup de pays encadrent l’expiration d’une valeur prépayée.
Un abonnement prélève tous les mois en espérant que vous ne veniez pas ; un forfait est payé une fois pour une quantité définie de travail. Les forfaits demandent moins d’engagement, ce qui les rend bien plus faciles à vendre à quelqu’un qui est venu deux fois, et il n’y a pas d’abonnement à résilier. L’argent arrive quand même d’avance.
Vous le retrouvez sur votre tableau de bord par nom, téléphone, animal ou véhicule, et vous décomptez de votre côté. Le solde est sur votre compte, pas uniquement dans son téléphone, donc un téléphone oublié — ou pas de smartphone du tout — n’est pas un problème.
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